第一章  总  则

第一条  为加强学校财务信息化系统工作的管理，保证财务信息系统的正常、安全、高效运行，保证会计信息真实性、及时性、保密性和安全性，根据财政部《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》，结合学校实际财务信息化系统工作特点，制定本制度。

第二章  信息化操作管理制度

第二条  计算机系统使用管理

（一）系统管理员根据财务信息系统的要求，设置系统运行环境，做好运行前的系统测试和运行中的系统维护管理工作。

（二）用于财务工作的计算机应专机专用，非指定人员不得使用，不得将专机作其它用途。

（三）需要安装其他工具软件时，应由系统管理员组织实施，其他人员不得任意安装任何娱乐性应用软件。安装的工具软件不能与系统软件有冲突。

（四）任何人员不得直接打开数据库文件随意增、减、改、删。

（五）系统管理员要加强日常检查监督，定期对计算机系统进行检查维护。如发现不规范操作要及时予以纠正，并制定出有效措施，以防止同类事故重复发生。

（六）服务器工作室禁止无关人员出入。建立服务器操作登记簿，记录操作人、操作内容、操作时间及监督人等内容。

第三条  上机操作规程

（一）系统管理员对网络权限、财务人员的岗位及账套操作权限进行分配和设定(包括人员及分工变动时的重新授权)。

（二）账套操作人员必须以真实姓名登记，并严格按所分配权限进行操作，任何人不得越权或以他人名字进行操作。

（三）账套操作人员要对所分配权限设置操作密码，并妥善保存，注意严格保密。密码每个月(或泄露时)变更一次。专人专机由机主自设开机密码，按机设立故障登记簿。

（四）操作人员操作过程中如发生故障，应及时通知系统管理员进行处理。

（五）操作人员离机时，应按程序要求安全退出财务软件，以防他人越权操作。

（六）操作人员必须严格按规定步骤开、关闭计算机和进、出财务系统。

第四条  会计业务处理程序管理

（一）要严格按照财政部《会计基础工作规范》的要求，进行账务处理。

（二）财务处分管处长负责组织账务系统初始化工作。包括设置会计科目（包括各账套明细科目）、凭证类型、账簿格式、报表种类及格式、设定报表公式、输入初始数据、科学设置自动转账分录等初始化工作。会计核算科目的增减必须经财务处分管处长同意后方可进行增减。

（三）凭证录入。凭证应由系统自动生成连续号，不允许重号、断号。会计根据审查合格的原始凭证按会计制度有关规定直接录入。具体要求：

1.原始凭证须经有关人员按规定权限严格审核，必须合法、合规，且经相关人员审核、签字，方可录入。

2.摘要内容要求完整、简明扼要、表述准确，必要时可建立标准摘要库。

3.科目使用正确(有明细科目的必须至最末一级)。

4.借贷金额相等，且与原始凭证金额相符。

5.年终结账前，由会计主管负责自动转账凭证的操作。

（四）审核、记账。机内凭证直接审核，具体要求：

1.由财务处分管处长审核记帐凭证或授权其他会计人员审核，会计依据审核无误的原始凭证及时记账并打印记账凭证，与原始凭证保存一处(打印凭证须有录入会计和审核人员的签章方为有效)。凭证按月分类装订成册。

2.一张凭证的录入与审核不得同为一人。审核记账会计不得兼任出纳工作。

3.当日录入的凭证，必须当日审核、当日记账。

4.对有错误的录入凭证，应分不同情况进行处理:若在审核签章前发现，由审核记账人交原录入人进行更正；若在审核后、记账前发现的，由审核记账人取消签章后再交原录入人进行更正；若在记账后发现的，要求录入会计以红字冲销，再做正确凭证。严禁打开数据库直接修改账目。

5.结账。月末确认所有凭证都已记账(年终包括自动转账凭证)后进行结账，打印科目汇总表（与凭证一起装订）。结账前对当月各类账务数据作好备份。

6.现金、银行存款日记账要日清月结，按月打印账页（或满页打印）。月底按顺序装订成册，年末按月顺序装订。

7.年末，将全部账簿（总账及各种明细账）打印输出，分类装订成册。按《会计基础工作规范化》的要求，封面、扉页规范，填写、签章齐全。

（五）会计报表。按照国家统一会计制度和相关要求，根据管理需要，在系统初始化时设定会计报表的种类、格式及编制公式。

1.对于设定好的报表公式进行修改的权限，只限于财务处分管处长，其他人不得越权修改报表公式。

2.按规定打印、装订月度、季度、年度会计报表及内部管理报表。装订时按《会计基础工作规范化》的要求，封面、封底齐全，报表经责任人审核签章、财务负责人签章后方为有效。

第三章 信息化系统维护管理制度

第五条  系统维护管理

（一）由系统管理员负责实施系统维护，包括:硬件、软件和数据维护。

（二）建立维护监督机制，实行维护记录制度。为积累经验和明确责任，维护人员应对每次维护进行详细记录，内容包括:维护目的、维护措施、维护时间、维护人和监督人签字等。

（三）重大项目的维护(如设备更新、扩充、修复和财务软件修改、升级及二次开发等)，经分管财务的校领导批准后，由系统管理员会同软、硬件技术人员组织实施。实施前，实施者要制定保证数据安全的措施，做好相关文件和数据的备份。实施后，系统管理员会同财务处分管处长制定调试维护方案进行系统调试，以保证项目维护效果和系统正常运行。

第六条  硬件维护管理

（一）财务信息化网络应配备不间断电源。工作场地应配备必要的火警设施、消防器材，严禁烟火。

（二）财务信息化系统所用计算机实行专机专用。禁止无关人员使用；禁止玩游戏，禁止播放CD、VCD、DVD；禁止进入本系统以外的其他网络；禁止用于与本职岗位无关的其他用途。

（三）操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐。在系统管理员的指导下，每周进行设备保养。

（四）系统管理员每周全面检查一次硬件系统，做好检查记录，发现问题及时处理，以保证系统正常运行。

（五）每月对计算机场地的安全进行检查，包括：电源、消防、报警、防鼠、防电磁波、防雷击、防静电等设备和措施，及时消除隐患。

第七条  软件维护管理

（一）任何人员不得擅自对系统文件进行删除或修改。系统操作人员不得对系统文件进行任何操作。

（二）系统管理员对软件系统进行全面维护，并作记录。

（三）定期对系统进行病毒查杀。

（四）建立故障报告制度。系统运行或软件操作中发生故障，如属简单故障，由系统管理员现场解决；系统管理员无法解决的，由第一发现者和系统管理员进行故障登记，财务处分管处长会同制定处理方案（方案包括:故障分析、拟采取措施、保障数据安全防范措施等），联系软、硬件经销商一同解决。

第八条  数据维护管理

（一）对财务数据实行双备份。分为日备份、月备份、年备份。备份由系统管理员完成。每日下班前对账务数据进行日备份；每月末完成月备份；会计年度终了结账后完成年备份。月、年备份内容包括账务、报表和其它核算子系统的数据文件。双份备份应异地存放。

（二）备份盘标识清楚，包括注明账套、时间、备份人。年度备份属档案资料，归档后应定期复制（视保存期而定）刻录成光盘保存。

（三）健全必要的防治计算机病毒措施。在网络上安装防治病毒卡，实施开机检测病毒。防病毒软件要及时升级。严禁任何人员自带移动设备进入网络系统。系统操作人员一概不得在终端机上安装、使用任何磁盘、光盘等移动设备。系统管理员实施维护时需使用磁盘或光盘等设备时，必须首先对所用设备进行病毒检测。

第四章  信息化会计档案管理制度

第九条  信息化会计档案的管理要求

（一）电算化会计档案范围。包括:会计年度数据的备份盘；打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表(含公式)；同期的操作系统、相关的应用程序软件及财务系统软件；操作人及密码、操作日志等其他会计资料。

（二）书面档案资料。应符合财政部《会计基础工作规范》的要求，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

（三）信息化会计档案电子资料。信息化会计档案中以电子存储介质保存的会计数据资料，应标识清楚，双份归档，分存不同地点，其保管期限与《会计档案管理办法》中规定的书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

第十条  归档程序

（一）打印输出会计资料的归档程序：

1.凭证。审核后的记账凭证及时打印，与原始凭证同存。月末按规定装订成册，每本首页为凭证汇总表，封面、封底及签章齐全。年终办理归档手续。

2.银行日记账。每月打印(或满页打印)，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月的日记账顺序装订成册，办理归档手续。

3.总账(月度可以科目汇总表代替)。年末打印，年终分类顺序装订成册，办理归档手续。

4.明细分类账。年末打印，分类装订成册，办理归档手续。

5.会计报表。按统一会计制度和单位管理要求打印输出，经有关人员签章后生效。年末将月报表分类装订成册，办理归档手续。

6.账簿、凭证、报表的装订、签章、封面、账簿启用表等严格按《会计基础工作规范》的具体要求执行。

（二）电子存储介质会计数据档案的归档程序：

会计年度终了，系统管理员将年度会计数据备份盘（刻录成光盘）或磁带详细标注，装盒或装套后移交档案室。

第五章                 附 则

第十一条  本制度由财务处负责解释。

第十二条  本制度自颁布之日起执行。